Stages en Belgique / Luxembourg

Conditions générales


Centre de vacances BDK Organisation ASBL
 Règlement d’ordre d’intérieur
(2018/2019)

 

Table des matières
  1. Identification du pouvoir organisateur
  2. Projet pédagogique
  3. Périodes
  4. Lieux
  5. Accessibilité au centre de vacances
  6. Répartition des groupes
  7. Les activités
  8. Garderies gratuites
  9. Repas et boissons
  10. Temps de repos
  11. Vêtements et matériel à prévoir
  12. Déplacements à l’extérieur
  13. Procédure d’urgence
  14. Carte de fidélité et chèques-cadeaux
  15. Réductions
  16. Modalités d’inscription
  17. Modalités de payement
  18. Politique d’annulation et de remboursement
  19. Fiche santé
  20. Usage de médicaments et accidents
  21. Perte – vols – dégradation
  22. Attestation mutuelle
  23. Déduction fiscale
  24. Règles de vie au sein du centre de vacances
  25. Droit à l’image
  26. Votre avis nous intéresse
1. Identification du pouvoir organisateur

Les centres de vacances sur Arlon et Waremme sont organisés par BDK Organisation ASBL situé au 48, rue du Boquillon à Mellier.

Tout au long de l’année, vous pouvez contacter notre bureau au 063/43.30.49 du lundi au vendredi de 8h à 12h30 et de 13h30 à 18h. Nous répondrons avec plaisir à toutes vos questions. Vous pouvez également envoyer un mail à belgique@bdkstages.be. Nous vous répondrons dans les meilleurs délais.

Vous souhaitez parler aux coordinateurs du centre de vacances pendant une semaine de stages ?

Pour le site de l’ITELA / COVA : Pening Thibaut / Robert Alan au +32 475/39.38.78
Pour le site de l’ISMA : Pening Thibaut / Pecheur Colin/ Robert Alan +32 476/45.98.98
Pour le site du Pôle Ballons à Waremme : Massot Sacha (+32 487/17.71.47) / Thomas Ingrid (+32 497/18.23.46)

Rôles des coordinateurs :

  • Pening Thibaut : recrutement moniteurs, gestionnaire administratif, financier et logistique des centres de vacances
  • Robert Alan : encadrement pédagogique / projet d’animation
  • Pecheur Colin : gestionnaire administratif
  • Massot Sacha : encadrement pédagogique / gestion du centre de vacances
  • Thomas Ingrid : encadrement pédagogique
2. Projet pédagogique

La mission du projet pédagogique consiste à contribuer à l’encadrement, à l’éducation et à l’épanouissement des enfants pendant les périodes de congés scolaires. Il est disponible sur simple demande auprès de BDK Organisation ASBL , disponible auprès des coordinateurs du centre de vacances pendant son fonctionnement et consultable sur le site internet www.bdkstages.be.

 

3. Périodes

BDK propose des activités à chaque période de congés et de vacances scolaires, à savoir :

Sur ARLON :

  • congé d’automne (Toussaint)
  • vacances d’hiver (Noël)
  • congé de détente (Carnaval)
  • vacances de printemps (Pâques)
  • vacances d’été (du 1er juillet au 31 août)

Sur WAREMME :

  • congé d’automne (Toussaint)
  • vacances d’hiver (Noël)
  • congé de détente (Carnaval)
  • vacances de printemps (Pâques)
  • vacances d’été (du 23 juillet au 31 août)
4. Lieux et adresses

Notre centre de vacances est présent sur différents sites :

 

Institut Technique Etienne Lenoir d’Arlon (ITELA) Chemin de Weyler, 2 6700 ARLON
Institut Sainte Marie d’Arlon (ISMA) Rue de Bastogne, 33 → entrée par la rue Nicolas Berger 6700 ARLON
Pôle Ballons Chaussée Romaine 4300 WAREMME
Terrains de football de LA COVA Chemin de la Hart 6700 ARLON

D’autres lieux pourront voir le jour dans l’élaboration de nos projets d’avenir.
 

5. Accessibilité au centre de vacances

Tranches d’âge
Les centre de vacances sont accessibles à tous les enfants âgés de 3 ans à 15 ans (le centre de vacances de l’ISMA accepte les enfants à partir de 2 ½ ans).
N.B. : Par souci d’organisation et de gestion du groupe, seuls les enfants propres seront acceptés.

Enfants porteurs d’handicaps
Le centre de vacances accepte des enfants de type 1 (retard mental léger) et type 3 (troubles du comportement).
Nous demandons cependant aux parents de nous expliquer la spécificité de l’handicap de l’enfant lors de l’inscription afin d’organiser au mieux son intégration.
Nous ne sommes pas en mesure d’accepter des enfants handicapés moteurs en raison des infrastructures qui ne s’y prêtent malheureusement pas.

Maladies contagieuses
Les enfants victimes de maladies contagieuses seront écartés. Une attention particulière doit être portée à la contagiosité lors de l’examen préalable à l’entrée de l’enfant en centre de vacances. En effet, le report de l’entrée en milieu d’accueil peut être exigé en attendant la disparition de certains symptômes, la confirmation d’un diagnostic ou la fin d’une période d’incubation (varicelle)

Pédiculose (présence de poux sur la tête)

Les poux ne sont pas en exclusivité dans les écoles. Toutes les collectivités peuvent malheureusement rencontrer un problème de poux. C’est une problématique délicate car elle crée parfois des stigmatisations de certains enfants et de leur famille. Dans la plupart des cas, une fois le traitement entamé, les enfants ne sont plus contagieux.

Les parents seront informés du problème à la fin de la journée et devront réaliser le traitement le soir :

  • Peignage des cheveux mouillés avec peigne à poux.
  • Traitement local avec un pédiculicide : shampoing à base de Pyrethrinoïdes, lotion à base de Malathion.

Si le traitement a été effectué, l’enfant sera accueilli le lendemain pour participer aux activités.

N.B. : Une éviction de 24 heures pourra être envisagé en cas de pédiculose massive.

 

6. Répartition des groupes

Les groupes seront répartis de la manière suivante : 3/5 ans (2 ½ à l’ISMA), 5/7 ans, 7/12 ans, 7/15 ans et 12/15 ans. Si le nombre d’enfants le permet, nous subdiviserons les catégories reprisent ci-dessus en sous-groupe d’enfant de la même tranche d’âge.
 

7. Les activités

Les activités commencent à 9h et se terminent à 16h30. Les enfants doivent impérativement être présents avant 9h afin de ne pas perturber le début des activités

Exemple d’une journée type (nous tenons bien entendu compte des besoins de l’enfant pour les breaks et autres temps libres).
 

09:00 début des activités
10:30 collation
10:45 reprise des activités
12:00 repas de midi
12:45 reprise des activités (moment de détente ou de repos pour les plus petits)
15:00 collation
15:15 reprise des activités
16:15 fin des activités
12:20 rassemblement dans les locaux de garderie pour l’accueil des parents, retour au calme, évaluation collective de la journée.


Une demi-journée est consacrée au thème du stage, l’autre demi-journée, les enfants découvriront une multitude d’activités artistiques, ludiques et sportives.

N.B. : une semaine avant la venue de votre enfant en stage, un mail récapitulatif vous sera envoyé en vous expliquant le matériel spécifique à emporter.

A l’ITELA, une heure de piscine est prévue pour l’ensemble des groupes (sauf 3/5 ans).
A l’ISMA, en hiver, les enfants s’orienteront vers une activité patinoire installée sur la place Léopold.
 

8. Garderies gratuites

BDK organise des garderies gratuites durant toutes les périodes de stages.

Lieu Période Heures
ITELA - ISMA - RODANGE Juillet - août de 7h30 à 9h et de 16h30 à 19h
  Autres périodes de 8h à 9h et de 16h30 à 18h
WAREMME   de 7h30 à 9h et de 16h30 à 18h30
COVA   de 8h à 9h et de 16h30 à 18h

Les parents sont tenus de respecter impérativement ces horaires et de reprendre leur(s) enfant(s) avant l’heure de fermeture par respect du personnel encadrant.
Si vous ne récupérez pas vous-même votre enfant, il est obligatoire de compléter un document autorisant une tierce personne à le récupérer à votre place. Vous pouvez le télécharger via l'onglet stage Belgique/Luxembourg, rubrique documents importants : autorisation parentale.

 

9. Repas et boissons

Pour des raisons écologiques (gobelets jetables…), nous vous demandons de fournir une gourde à vos enfants. Ils disposeront d’eau potable tout au long de la journée.
N’oubliez pas de prévoir les collations pour les pauses du matin et de l’après-midi.
Nous insistons sur le fait d’éviter le « suremballage ». Une boîte à tartine contenant gâteaux ou fruits sera préférée.

Pour le repas, trois possibilités s’offrent à vous :

casse-croûte de la maison 0 €/semaine
sandwiches                          20 €/semaine
repas chauds 30 €/semaine


Les repas sont à commander lors de votre réservation au plus tard avant le vendredi précédant le premier jour de stage. Par souci d’organisation, le choix des repas se fait pour une semaine complète. Il est impossible de modifier le type de repas choisis en cours de semaine.
N’oubliez pas de spécifier un éventuel régime spécifique (allergie, convictions religieuses…) lors de l’inscription.
 

10. Temps de repos

Un espace adapté au repos est aménagé pour les groupes de 2,5 ans à 5 ans. Pour les enfants qui en ressentent le besoin, une sieste est proposée après le repas. Pour les autres, des activités plus calmes sont prévues (lecture d’histoires, dessins, promenade, etc.).

 

11. Vêtements et matériel à prévoir

Nous vous demandons de prévoir l’équipement et le matériel de votre enfant en fonction du thème du stage. Voici une petite check-list de l’équipement utile à prévoir :

  • 3/5 ans et 5/7 ans : des vêtements de rechange en cas de petit accident, langes, lingettes…
  • Maillot, essuie et bonnet pour la piscine (sauf 3/5 ans et stages organisés à l’extérieur des sites ISMA et ITELA).
  • Football : coupe-vent, crampons…
  • Vélos : vélo en bon état (pneus gonflés, freins en état, etc.), petites roues, casque, genouillères…
  • Fort boyard, énigmes et chassés croisés : vêtements et chaussures de rechange…
  • Paintball /laser game : chaussures de marche ou à crampons, pantalon obligatoire, gants…
  • Stage nature : vêtement outdoor

Si un stage demandait du matériel spécifique, nous vous le ferions savoir au plus tard le premier jour du stage.
Il est également important de prendre en considération les conditions climatiques. Par tous les temps, nous vous demandons de prévoir un coupe-vent, des vêtements de rechange, etc. En été, pensez à prévoir casquette, chapeau, crème solaire, etc.

 

12. Déplacements à l’extérieur

Dans le cadre de certaines activités (exemple : paintball, visite de la ferme pédagogique d’A Yaaz, marais de Fouches, zoo de Bouillon, site archéologique, maison de la pêche, etc.), les enfants peuvent être amenés à se déplacer à l’extérieur du site. Dans ce cas, les déplacements s’effectueront à pied ou en bus (TEC ou bus privé) sous la surveillance des moniteurs.
 

13. Dispositif d’urgence

En cas d’urgence, chaque centre de vacances appliquera le plan d’urgence inhérent à l’établissement dans lequel il se trouve.
Des consignes de sécurité, affichées en nombre suffisant en des endroits apparents et facilement accessibles, renseignent le personnel encadrant sur la conduite à suivre en cas d’incendie ou autres.
En cas d’alarme, l’ordre sera d’évacuer les occupants, de suivre les itinéraires d’évacuations et de se rendre au lieu de rassemblement en attendant l’interventions et les consignes des secours.
 

14. Carte de fidélité et chèques-cadeaux

A la demande, vous pouvez recevoir une carte de fidélité pour la participation de vos enfants au centre de vacances. Il suffit de la réclamer auprès du coordinateur lors du premier jour de stage.

La carte est valable pour toute la famille (frères et sœurs). Un stage payant par enfant vous donne droit à un tampon.
 

3 tampons 1 semaine de sandwiches gratuits
10 tampons 1 stage gratuit d’une valeur de 85 €

Lorsque vous avez récolté suffisamment de tampons, il suffit de mentionner l’avantage choisi (sandwiches ou stage gratuit) dans l’onglet commentaires lors de l’inscription en ligne. Conservez bien votre carte de fidélité cachetée. Elle sera à remettre au responsable le premier jour du stage de votre enfant.

Votre enfant est déjà venu en stages chez BDK et vous n’avez pas demandé de carte de fidélité ? Il est toujours temps de le faire. Nous prendrons en considération les stages de l’année civile en cours.

N.B. : les stages Thomas Meunier ne rentre pas en ligne de compte dans le cadre de la carte de fidélité.

Vous êtes à la recherche d'un cadeau original pour une communion, un anniversaire, la Saint- Nicolas, Noël... ? Demandez nos chèques-cadeaux, ils font toujours plaisir à donner et à recevoir.

Vous avez reçu un chèque cadeau ? Mentionnez la valeur de votre chèque cadeau dans la case "commentaire" lors de votre inscription et ne payez que la différence (si existante).

 

15. Réductions

BDK, en collaboration avec ses partenaires, vous offrent des avantages si vous êtes membre chez l'un de nos partenaires ci-dessous :

Partenamaut 10 % sur un stage de base à 85 € (sauf stages Thomas Meunier)
Euromut 10 % sur un stage de base à 85 € (sauf stages Thomas Meunier)

Pour plus d'informations, contactez-nous.
D'autres mutuelles octroient également des réductions, renseignez-vous auprès d'elles.
 

16. Modalités d’inscription

L’inscription à l’un de nos stages implique l’adhésion à notre Règlement d’Ordre Intérieur. Les places sont limitées. Inscrivez donc votre enfant rapidement sous peine ne plus pouvoir choisir le stage qui lui plaira. Si un stage devait être complet, il serait mentionné sur notre site internet. Vous ne pourriez donc plus y inscrire votre enfant.

Les inscriptions se font via notre site internet. Si vous êtes dans l’incapacité de réserver via le net, vous pouvez contacter notre bureau lors des heures d’ouverture (du lundi au vendredi de 8h à 12h30 et de 13h30 à 18h) au 063/43.30.49.

L’inscription se fait par semaine complète (5 jours) et le montant de la participation est de 85 euros par enfant (sauf thèmes spéciaux). En accord avec ses objectifs pédagogiques, BDK privilégie les inscriptions pour une semaine complète. En effet, les inscriptions à la carte nuisent à la qualité de l’accueil car elles rendent difficiles la cohésion du groupe, sa dynamique et la participation des enfants.

Si vous bénéficiez d’une réduction (pas de cumul possible), il faut impérativement nous le communiquer lors de l’inscription (via l’onglet commentaire) afin que nous régularisions le montant à payer lors de la confirmation. Attention, nous n’accordons plus de réductions après payement.

En cas de difficultés financières, nous nous engageons à trouver une solution au cas par cas afin de laisser la possibilité à chaque enfant de participer aux activités du centre de vacances. Nous collaborons d’ailleurs avec de nombreux services d’aide à la jeunesse. Pour plus d’informations, contactez notre équipe. Nous distribuons également des bons cadeaux dans les écoles pour que les enfants puissent avoir accès gratuitement au centre de vacances durant une semaine. Nous organisons aussi, en partenariat avec une multitude de médias (radios, presse écrite…), des concours avec une semaine d’accès gratuite à la clé.

Lorsque vous inscrivez votre enfant à un stage, vous recevez automatiquement un récapitulatif de votre inscription. Vous recevrez ensuite un mail de confirmation avec le montant exact à payer.

Merci de bien choisir le thème de votre stage à l’inscription. Une fois celle-ci effectuée, le changement de thème sera difficilement possible.
 

17. Modalités de payement

Pour des raisons de sécurités évidentes, nous ne pouvons plus accepter les payements en liquide le lundi matin. Dès à présent, tous les payements devront se faire par virement bancaire.
Le payement doit être effectué dans les 5 jours ouvrables à la réception du mail de confirmation. Un système de rappels automatiques est en place. Afin d’éviter tout désagrément, nous vous demandons de respecter ces délais.
 

18. Politique d’annulation et de remboursement

Rappel : votre inscription est prise en compte à partir du moment où vous recevez notre mail de confirmation d’inscription (endéans les 3 jours après l’inscription en ligne)

Annulation de votre part

À partir du 01/05/2018, toutes les annulations seront remboursées sous la forme d'un bon à valoir (BAV) uniquement (plus aucun virement).

  • Si annulation + de 30 jours avant le début du stage = BAV du montant total du stage (moins 30 euros de frais de dossier).
  • Si annulation de 30 à 15 jours avant le début du stage = BAV de 50% du montant total du stage (avec un min. de 30 euros/frais de dossier)
  • Si annulation – de 7 jours avant le début du stage = aucun remboursement/BAV.

En cas d’absence de 2 jours et plus et uniquement sur présentation d’un certificat médical*, les remboursements suivant pourront vous être accordés sous forme d'un bon à valoir (BAV).

  • Absence d’1 jour : pas de remboursement
  • Absence de 2 jours : 20€ remboursés sous la forme d'un BAV
  • Absence de 3 jours : 30€ remboursés sous la forme d'un BAV
  • Absence de 4 jours : 40€ remboursés sous la forme d'un BAV
  • Absence de 5 jours : 50€ remboursés sous la forme d'un BAV

Le montant des repas vous sera remboursé dans sa totalité également sous forme de BAV.

*En cas de maladie, un certificat médical doit nous parvenir dans les 3 jours ouvrables par email belgique@bdkstages.be par courrier à l’adresse suivante : rue du Boquillon n°48 à 6860 Mellier ou en main propre au coordinateur présent sur place. Si le certificat médical ne nous a pas été transmis dans les délais impartis, la demande de remboursement de ne sera pas prise en considération.

Annulation de notre part

BDK se réserve le droit d’annuler un stage si le nombre d’enfants inscrits n’est pas suffisant pour le bon déroulement des activités de la semaine. Nous vous préviendrons par email ou téléphone au plus tard une semaine avant le début du stage. Nous essayerons de vous proposer une solution de remplacement qui vous plaira.

 

19. Fiche santé

Il est OBLIGATOIRE de compléter une fiche santé pour chaque enfant inscrit à l’un de nos stages. Elle est à remettre au responsable le premier jour du stage (une par année civile). Merci de la compléter avec attention.

 

20. Usage de médicaments et accidents

Usage de médicaments

Les animateurs et coordinateurs disposent d’une boîte de premiers secours. Dans le cas de situations ponctuelles ou dans l’attente de l’arrivée du médecin, ils peuvent administrer les médicaments suivants et ce à bon escient : du paracétamol ; du désinfectant ; une pommade réparatrice en cas de brûlure solaire et calmante en cas de piqûre d’insectes.

Les membres du personnel du centre de vacances ne sont pas habilités à administrer des médicaments aux enfants. Ils sont autorisés à le faire uniquement sur base d’un certificat médical les y autorisant.

En cas d’urgence, les parents/tuteurs légaux seront avertis le plus rapidement possible. Néanmoins, s’ils ne sont pas joignables et si l’urgence le requiert, l’intervention se fera sans leur consentement.

Les parents/tuteurs légaux, marquent donc leur accord pour que la prise en charge ou les traitements estimés nécessaires soient entrepris durant le séjour de leur enfant par le responsable du centre de vacances ou par le service médical qui y est associé. Vous autorisez le médecin local à prendre les décisions qu’il juge urgentes et indispensables pour assurer l’état de santé de l’enfant, même s’il s’agit d’une intervention chirurgicale.

Accidents

Les enfants qui fréquentent les stages et les personnes qui y travaillent sont couverts par une assurance accident corporelle. Cette assurance ne couvre pas les dégâts matériels.

 

21. Perte – vols – dégradation

L’ASBL BDK Organisation décline toute responsabilité en cas de perte, de vol ou de détérioration d’objets. Nous vous conseillons donc de contracter une assurance familiale dans le cas où un incident de la sorte se produirait. Nous vous demandons également de ne laisser aucun objet de valeur à vos enfants. En aucun cas, BDK ne pourra être tenu pour responsable de tels actes.

Nous vous conseillons également d’inscrire le nom et le prénom de votre enfant sur tous les objets lui appartenant (sac, manteau, vêtements, etc.).

 

22. Attestation mutuelle

Vous souhaitez une intervention de la part de votre mutuelle ? Il suffit de déposer le document type (à demander à votre mutuelle) au coordinateur du site lors de la semaine de stage. Il le complétera et vous pourrez venir le récupérer en fin de semaine. Vous pouvez également l’envoyer par courrier à notre bureau avec une enveloppe timbrée. N’oubliez pas de préciser les périodes pour lesquelles vous souhaitez une intervention.

 

23. Déduction fiscale

BDK est reconnu par le Ministère de l’Enfance, de l’aide à la Jeunesse et de la Santé au titre de « Centre de vacances ONE ». Ceci vous donne la possibilité de déduire de vos impôts le montant des stages en frais de garde. Vous recevrez l’attestation par email dans le courant de la semaine suivant le stage. Elle devra être jointe à votre déclaration fiscale.
 

24. Règles de vie au sein du centre de vacances BDK

Les moniteurs sont chargés de l’animation et de la surveillance des enfants. Tous les actes posés dans ce cadre devront être en conformité avec les prescriptions du projet pédagogique.

Afin de permettre au personnel du centre de vacances d’exercer correctement son travail, l’enfant est soumis à son autorité.

Les premiers moments de la semaine serviront à rappeler et expliquer le règlement général de la semaine. Ensuite, moniteurs et enfants élaboreront les règles du « bien vivre ensemble ». Une charte de groupe sera donc établie.

Il est important à nos yeux que les enfants s’approprient ces règles et que l’adulte s’en porte garant.

Règles générales du centre de vacances : Le respect des autres et des choses est de rigueur pour tous et à tout moment. En application de cette règle, il est indispensable de respecter les autres dans leurs différences, d’utiliser les lieux et le matériel conformément à leur usage, d’adopter les règles d’hygiène, d’observer le calme pendant les périodes de sieste et de repas. Il est interdit de fumer. Toutes les règles de bienséance sont d’application.

Nous ne tolèrerons pas les actes de vandalisme, les vols, les actes et les paroles racistes, tout ceci pourra faire l’objet d’une sanction pouvant aller jusqu’au renvoi définitif du centre de vacances. Tout autre acte de quelque forme que ce soit, ou attitudes discriminatoires comme l’antisémitisme, l’homophobie, le sexisme, l’islamophobie… ainsi que des symboles correspondants seront sévèrement réprimés par l’organisation.

Le non-respect manifeste des règles de vie, un comportement discriminatoire basé sur la race ou l’origine socioculturelles et socio-économiques ou tout manque de respect envers les animateurs d’accueil, coordinateurs ou tout autre membre du personnel du centre de vacances ainsi que tout comportement incorrect ou indiscipliné des enfants fera l’objet d’un avertissement adressé en fin de journée aux parents ou tuteurs légaux via le coordinateur.

Au-delà de deux avertissements, le coordinateur ou responsable du centre de vacances peut décider d’infliger une exclusion temporaire, voir une exclusion définitive en fonction de la gravité des actes commis.
 

25. Droit à l’image

Dans le cadre de nos activités, il arrive que nous photographiions et filmions les participants. Ces photos peuvent être utilisées dans nos outils de communication, à savoir site internet, page Facebook, publicité, etc. L’inscription à un stage BDK vaut pour accord d’être ainsi photographié et filmé. En cas de refus de cette clause, le parent/tuteur légal demandeur devra envoyer un e-mail à belgique@bdkstages.be avant le stage.

 

26. Votre avis  nous intéresse

BDK est un centre de vacances qui évolue sans cesse. Afin de nous améliorer et d’être encore plus proche de ce que vous attendez de nous, un document est téléchargeable sur notre site internet. N’hésitez donc pas à nous donner votre avis. Nous prendrons en considération vos différentes remarques afin d’améliorer la qualité de nos stages.

 

 

L’inscription à l’un de nos stages implique l’adhésion au règlement d’ordre intérieur et aux conditions générales.

 

BDK Organisation ASBL - Rue du Boquillon, 48 - B-6860 Mellier Tél.: +32 63/43.30.49 - du lundi au vendredi de 8h à 18h00 Internet : www.bdkstages.be - Email : belgique@bdkstages.be